Индивидуальный учет документов

      Учет библиотечного фонда осуществляется в соответствии с «Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда». Проект этого документа был предложен для обсуждения на сайте «Министерства культуры РФ» 19.09.2012  г., кроме того он активно обсуждался специалистами-комплектаторами на блоге советника генерального директора РГБ, кандидата педагогических наук Нины Ивановны Хахалевой   http://libraryfunds.blogspot.ru
      «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»был утвержден приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077, зарегистрирован Министерством юстиции РФ 14 мая 2013г. № 28390, опубликован в «Российской газете» 22 мая 2013 г., введен в действие 3 июня 2013 г.

      Действующая до этого момента «Инструкция об учете библиотечного фонда» 1998 г. отменена приказом Министерства культуры РФ от 03.06. 2013 № 623.

      Новый порядок может рассматриваться как основа для разработки подобных документов в других ведомствах.

      Методических рекомендаций к «Порядку…» пока нет, возможно, они выйдут в 2014 году.

      Международная трактовка библиотечного фонда: библиотечный фонд включает «ВСЕ ДОКУМЕНТЫ, которые библиотека предоставляет пользователям».

     По «Порядку…»: Учету подлежат ВСЕ ДОКУМЕНТЫ, поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, не   зависимо от вида носителя.

Объекты учета электронных документов на нематериальных носителях.

Помимо традиционных документов в «Порядок учета» включены электронные сетевые документы трех категорий:

- сетевые локальные документы (! оцифрованные библиотекой книги, учитываются как локальные сетевые документы)

- инсталлированные документы

- сетевые удаленные документы

Единицами учета сетевых локальных документов, также как и единицами учета сетевых удаленных документов, названы экземпляр (условная единица учета) и название.

Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя (1).

В «Порядке учета» образцы форм отсутствуют – указаны лишь обязательные реквизиты к каждому документу и предоставляется возможность вариантных решений по созданию их форм. В целях сближения с бухгалтерским учетом в «Порядок учета» введены общие понятия для определения учетных документов: первичные учетные документы и регистры.

Первичные учетные документы:

акты

накладные

Основные регистры учета фонда:

книги индивидуального

книги суммарного учета библиотечного фонда

Важно!!! Для учета электронных сетевых документов, локальных и удаленных, создаются отдельные регистры как индивидуального, так и суммарного учета.

Учет поступлений в библиотечный фонд

В «Порядке…» рассматриваются два варианта внебюджетных поступлений:

безвозмездные поступления (обязательные экземпляры, поступления из анонимных или неизвестных источников)

поступления в качестве пожертвований (дарение в общеполезных целях)

Важно! Оформление Договора пожертвования обязательно в случаях, когда даритель –юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей.

Чтобы поставить их на баланс библиотеки необходимо:

создать первичный учетный документ (составляет специальная комиссия, созданная по распоряжению руководителя учреждения)

– Акт о приеме для безвозмездных поступлений

– Акт приема-передачи для пожертвования

– произвести оценку (для безвозмездных поступлений производит оценочная или экспертная комиссия библиотеки)

Учет выбытия документов

Причины исключения документов из библиотечного фонда:

– Утрата

– Ветхость

– Дефектность

– Устарелость по содержанию

– Непрофильность

Понятие «Непрофильность» значительно расширено за счет дополнительных параметров:

– излишняя экземплярность изданий, возникающая в процессе их хранения;

– падение читательского спроса;

– истечение срока хранения издания, установленного библиотекой;

– замена изданий переизданиями, изданиями, более полными по содержанию, в том числе кумуляциями, лучшими по оформлению и т.п.

     Введена обязательная к использованию форма «Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда» (код 0504144), которая предусматривает фиксацию причины исключения изданий и направление их выбытия:

– передача в обменный фонд (с отражением на забалансовом учете),

– реализация библиотекой (продажа),

– безвозмездная передача,

– передача в пункт приема вторсырья,

– утилизация библиотекой.

     Сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав БФ передаются учредителю ежеквартально!

     Количество выбывающих документов не должно превышать количество вновь поступающих.

     Кроме того "Порядок учета документов..." определил сроки хранения первичных учетных документов регистров, актов и пр.